MIKKELIN 1. APTEEKIN YLEINEN TIETOSUOJASELOSTE
Voimassa 13.11.2024 alkaen.
Tämä on Mikkelin 1. apteekin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste.
Verkkoapteekkiasiakkaille on erillinen tietosuojaseloste.
1. Rekisterinpitäjä
Mikkelin I apteekki Apteekkari Marjo Pesonen
Y-tunnus 3396636-2
Osoite Porrassalmenkatu 21, 50100 Mikkeli
Puh.nro 015 212 915
Sähköposti mikkelin1.apteekki@apteekit.net
2. Rekisterin yhteyshenkilö
Tietosuojavastaava Saara Vanhanen
Osoite Porrassalmenkatu 21, 50100 Mikkeli
Puh.nro 015 212 915
Sähköposti mikkelin1.apteekki@apteekit.net
3. Rekisterin käyttötarkoitus ja peruste
Rekisterien tarkoituksena on apteekkitoiminnan harjoittaminen ja siihen liittyvien velvoitteiden sekä asiakassuhteiden hoitaminen. Rekisterien tietoja käsitellään voimassa olevan tietosuoja- sekä apteekkitoiminnan lainsäädännön mukaisesti.
Kameravalvontarekisteriä pidetään apteekin omaisuuden suojaksi, sekä rikosten torjumiseksi ja paljastamiseksi.
4. Rekisterien tietosisältö
Reseptiasiakkaat: nimi, henkilötunnus, veteraanimerkintä, työpaikkakassan jäsenyys tiedot, toimitetun lääkkeen tiedot, kelan korvattavuustiedot, lääkkeen määrääjän tiedot, muun maksajan tiedot (vakuutusyhtiö, edunvalvonta yms), eläinlääketoimituksissa lääkärin ja omistajan yhteystiedot.
Tiliasiakkaat: nimi, henkilötunnus, veteraanimerkintä osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, yhteyshenkilön yhteystiedot, laskutustiedot ja hoitoyksikön tiedot.
Easymedi-tilausjärjestelmä-asiakkaat: nimi, henkilötunnus, hoitoyksikkö, tilaustiedot.
Schengen-todistukset: nimi, syntymäaika, syntymäpaikka, osoite, puhelinnumero, henkilöllisyystodistuksen numero, kansallisuus, sukupuoli, hoitavalääkäri, hoitopaikka, hoitopaikan yhteystiedot, matkan kesto, lääkkeen tarkat tiedot ja apteekin tiedot.
Apteekkisopimusasiakkaat: nimi, henkilötunnus, hoitava lääkäri, hoitoyksikkö, apteekkisopimukseen kuuluvat lääketiedot ja sopimuksen voimassa oloaika.
Tallentava kameravalvonta: kuvamateriaali henkilöistä apteekin tiloista
Vaaralliset kemikaalit: nimi, henkilötunnus, osoite, luovutetun kemikaalin tiedot
Annosjakeluasiakkaat: nimi, henkilötunnus, lääkitystiedot, hoitoyksikkö
Ykköskerho – sähköpostimarkkinointirekisteri: nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite, kiinnostuksen kohteet, tiedot tilatuista palveluista tai ostetuista tuotteista ja niiden muutoksista sekä IP-osoite. Palvelusta on saatavilla erillinen tietosuojaseloste osoitteessa: nano.paljon.fi/mikkelinapteekki
Avainasiakasrekisteri: nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, ja sähköpostiosoite
Lääkevalmistus: nimi, henkilötunnus, reseptitiedot valmistettavasta valmisteesta
Tuotevirheilmoitusrekisteri: nimi, puhelinnumero, tuotteen tiedot
Huumausaineiden toimittamisrekisteri: nimi, toimitettu lääke, lääkkeenmäärääjän nimi, reseptin nro
Erityislupavalmisteiden toimittamisrekisteri: asiakkaan nimi, henkilötunnus, reseptin tiedot, erityislupavalmisteen tiedot
Maksusitoumusrekisteri: asiakkaan nimi, henkilötunnus/syntymäaika, laskutustiedot, sitoumuksen antajan tiedot
Puhelinresepti/paperireseptirekisteri: nimi, henkilötunnus, määrätty lääke, annosohje, lääkkeenmäärääjä
Hurissalon palvelupisteen lääketilausten yhteydenotot: nimi, henkilötunnus, toimitettu lääke
Kotiinkuljetusten dokumentointi: nimi, osoite, puhelinnumero
- Säännönmukaiset tietolähteet:
Asiakkaan itse ilmoittamat tiedot, reseptikeskuksesta saatavat tiedot sekä KELA:n suorakorvauspalvelun kautta saatavat sairausvakuutustiedot.
Apteekin tiloissa tallentava kameravalvonta.
- Tietojen luovutus ja tietojen siirto
Tietoja ei luovuteta/siirretä EU-maiden ulkopuolelle.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset:
· Sv-korvattavat ostotiedot KELA:lle, laskutusta varten
· Maksusitoumustoimitustiedot sitoumuksen myöntäjälle kuten KELA:lle, kunnalle, yleiselle edunvalvonnalle tai muulle toimijalle laskutusta varten
· Toimituksista työpaikkakassoille, laskutusta varten
· Toimituksista vakuutusyhtiöille, laskutusta varten
· Huumausaine toimitustiedot Fimealle pyydettäessä, kuukausiraportointia varten
· Maksutietojen luovuttaminen korttimaksuissa Nets Oy:lle
· Ostokerran tietojen ja maksutietojen luovutus teknisten ongelmien yhteydessä järjestelmätoimittaja Pharmadatalle tilanteen selvittelyä varten
· Toimitustietojen luovuttaminen valvovan viranomaisen, Valvira, Fimea tai AVI:n pyynnöstä
· Laskutustilausasiakkaiden laskutuksen ja perinnän hoitaa Ropo Capital Oy, joka saa laskutustiedot
Asiakkaan kirjallisella suostumuksella tehtävät tietojen luovutukset:
· Apteekkisopimusjakelun yhteydessä apteekkisopimustietojen jakaminen muiden apteekkien kanssa. Tietojen välitykseen käytetään apteekkariliiton ylläpitämää palvelinta.
· Annosjakelun yhteydessä annosjakeluyksiköille, Pharmaservice Oy:lle ja Pharmados Oy:lle toimitetaan tiedot tilattavasta jaksosta sekä asiakkaasta
· Tiliasiakkaiden laskutuksen ja perinnän hoitaa Ropo Capital Oy, joka saa laskutustiedot
- Tietojen säilytysaika
Reseptilääke ostoksissa tiedot säilyvät aktiivirekisterissä reseptin voimassa olo ajan puitteissa korkeintaan 25 kuukautta. Reseptipäiväkirjaa säilytetään lain vaatima 5 vuoden aika, tietoja ei käytetä muuhun kuin viranomaiskyselyihin.
Apteekkisopimusjakelu tietoja säilytetään sopimuksen voimassa olo ajan.
Huumausainekirjanpitoa, sekä säilytettäviä PKV- ja huumausainereseptejä säilytetään lain vaatima aika, toimitusvuoden loppumisesta 6 vuotta eteenpäin.
Tiliasiakkuustietoja säilytetään sopimuksen voimassaoloajan. Tilimyynnin laskutustietoja säilytetään lain vaatima 10 vuoden aika toimituksesta.
Schengen-todistuskopiota säilytetään todistuksen laatimisvuoden loppumisesta 1 vuosi eteen päin, Fimea ohjeen mukaan.
Vaarallisten kemikaalien luovutustietoja säilytään paperi tulosteena 5 vuotta luovutuksesta.
Valvontakameran kuvaa apteekin tiloista säilytetään vähintään 15 vuorokautta ja korkeintaan 30 vuorokautta.
Tuotevirheilmoitus dokumentaatiota säilytetään lain vaatima 5 vuoden aika laatimisvuoden loppumisesta alkaen.
Annosjakelu reseptin toimittamistiedot tallennetaan reseptipäiväkirjalle (kts yllä), muut tiedot säilytetään sopimuksen voimassaoloajan.
Avainasiakasrekisterin tietoja säilytetään kanta-asiakkuuden ajan ja enintään 12 kuukautta sopimuksen päättymisestä.
Lääkevalmistusdokumentaatio säilytetään toimittamisvuoden loppumisesta 5 vuotta.
Tuotevirheilmoitusrekisterin dokumentaatiota säilytetään vähintään 5 vuotta.
Erityislupadokumentaatiota säilytetään 5 vuotta erityisluvan myöntämisvuoden loppumisesta alkaen.
Maksusitoumuksia säilytetään niiden voimassaoloajan.
Puhelin/paperireseptejä säilytetään toimittamisvuoden loppumisesta 5 vuotta.
Palvelupisteen resepti- ja itsehoitotilausten yhteydenotto lomakkeita säilytetään 1 vuosi toimittamisvuoden loppumisesta.
Kotiinkuljetusten dokumentaatiota säilytetään kuljetusvuoden loppumisesta 1 vuosi.
- Rekisterisuojauksen perusteet
Apteekin tilat on suojattu teknisin ja rakenteellisin ratkaisuin siten, että tietosuoja piiriin kuuluviin tietoihin pääsevät käsiksi vain siihen oikeutetut työntekijät. Tietojärjestelmiin pääsyä kontrolloidaan salasanoin, ammattikortein ja työtehtävä kohtaisilla oikeuksilla.
- Rekisteröidyn oikeudet
Asiakkaana sinulla on oikeus:
· Saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin, mukaan lukien oikeus saada jäljennös sinua koskevista henkilötiedoista
· Pyytää itseäsi koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista
· Peruuttaa antamasi suostumus osittain tai kokonaan
· Tietyin edellytyksin pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Lisäksi, jos käsittely perustuu erilliseen suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Huomaathan, ettei tämä vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritettuun tietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.
Voit tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön ottamalla yhteyttä kohdassa 2 mainittuihin henkilöihin. Pyynnön tulee olla riittävällä tavalla yksilöity, jotta asiakaspalvelumme voi todentaa henkilöllisyytesi. Ilmoitamme sinulle, mikäli emme joiltain osin pysty toteuttamaan pyyntöäsi, kuten poistamaan kaikkia tietoja, joiden säilyttämiseen meillä on lakisääteinen velvollisuus (esimerkiksi reseptitiedot) tai oikeus.
Jos huomaat, että käsittelyssä on puutteita tai se on lainvastaista, sinulla on oikeus tehdä asiasta valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavirasto, Ratapihantie 9, PL 800, 00521 Helsinki tai tietosuoja@om.fi).
- Tietosuojaselosteen muuttaminen
Palveluiden kehityksen ja lainsäädännön muutosten johdosta pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta. Merkittävistä muutoksista tietosuojaselosteeseen ilmoitetaan rekisteröityneille asiakkaille ehtojen päivityksen yhteydessä.
